אם אתם מאלו שאין להם אף פעם מספיק זמן?
היום, השבוע, החודש ואפילו השנה עפים לכם לפני שאתם מספיקים למצמץ?
ואתם מקנאים באלו שמספיקים הכל,
- גם להיות אנשי משפחה (הורים, ילדים, נכדים ובני זוג מושלמים)
- גם בעלי עסקים מעולים,
- שיש להם תחביבים שהם אשכרה משקיעים בהם,
- ובנוסף לזה יש לכם גם מפגשים עם החבר'ה מהצבא, מהעבודה, מהלימודים ומהתיכון?
אז כנראה שאתם פחות מנהלים את הזמן שלכם ויותר מתנהלים בתוכו.
המשאב היקר ביותר שלנו הוא זמן,
אין לנו מידע כמה ממנו יש לנו,
והוא המשאב היחיד שאנחנו לא יכולים לחדש,
שימוש נכון במשאב הזה לבדו יכול להיות ההבדל בין הצלחה לכישלון.
מה זה שימוש נכון?
הכל סובייקטיבי
אם תחפרו קצת בראש, תגלו שאתם יודעים למצוא זמן לדברים שהם ממש ממש חשובים עבורכם.
בין אם אתם מגדירים את זה דחוף, בהול, חשוב, קריטי. יש פעילויות שלא משנה מה, אתם תעצרו את כל השאר ותקדישו להם זמן.
אם תמשיכו לחפור, תבינו שהזמן זז…בניגוד ליתר המשאבים שלנו הוא זורם באופן תמידי, בין אם נעשה בו משהו ובין אם לא, כמו שאמר ג'ון לנון "החיים זה מה שקורה בזמן שאתה עסוק בלתכנן תוכניות אחרות."
כך שיוצא שהשאלה האמיתית שצריכים לשאול כאשר חושבים על ניהול זמן היא
האם הפעולות שאתם עושים בתוך הזמן שעובר משרתות בצורה טובה את המטרות והרצונות שלכם.
אם אתם מרגישים שאתם לא מספיקים כלום ומקנאים באלו שכן אז התשובה לשאלה הזו היא כנראה לא.
ועכשיו כששאלנו, בואו נעבור לכמה עקרונות שיעזרו לכם לנהל את הזמן שלכם:
- נתחו את התפקידים שאתם ממלאים בחייכם – האב/האם, האח/ות, הבן/ת, החבר/ה הטוב/ה, המנהל/ת, העובד/ת, היזם/מית, דאגו להכניס גם את התפקידים שאתם רוצים למלא עבור עצמכם, האדם השומר על הבריאות של עצמו, הדואג להתפתחות ולהתעצמות הפיסית, הגופנית והנפשית של עצמו. במרוצת החיים אנו נוטים לשכוח שהדאגה לרווחת עצמנו מוטלת על כתפינו, והזנחה של חובה זו תפגע בכל המארג סביבנו – במשפחתנו, בילדנו וגם בעסקים שלנו.
- הגדירו את המטרות שלכם, מהם הדברים החשובים שאתם רוצים להשיג בכל תחום ותחום בחייכם, המטרות יכולות להיות קשורות לתפקידים שהעלתם בסעיף הקודם. חשוב לדעת להגדיר מטרה בצורה מדוייקת תוכלו ללמוד על זה במאמר כאן .
- בדקו ובחנו מי זוללי הזמן שלכם – איפה אתם שורפים זמן שלא מקדם אתכם לשום מקום? קבוצות בוואטסאפ, רשתות חברתיות, אתרי חדשות –רמז – בעידן של היום די בטוח שמאחורי הזולל עומדת חברת ענק שמפעילה עליכם מניפולציות מחושבות היטב. תכירו בפעילויות האלו ובהשפעה שלהם על איכות החיים שלכם. דאגו לתחום בזמן את הפעילויות האלו.
- בחנו מהו הקצב הטבעי של הגוף שלכם – מהם השעות שבהם אתם הכי מרוכזים, מתי אתם עייפים יותר לאורך היום, מה מעייף אתכם, ומה אתם צריכים לעשות על מנת להתאושש ולהתמלא שוב בכוחות. באיזה ימים אתם נוטים להצליח לעבוד בצורה אינטנסיבית, ובאילו ימים אתם ממש מחכים שהיום כבר יגמר.
ועכשיו אחרי שניתחתם, בדקתם ובחנתם את הדברים תוכלו להתפנות לבנות יומן לניהול זמן אפקטיבי, מומלץ לארגן יומן מדי שבוע, בתחילת השבוע
- בחרו בכל שבוע את התפקידים שבהם תרצו להתמקד השבוע – האב/האם, האח/ות, הבן/ת, החבר/ה הטוב/ה, המנהל/ת, העובד/ת, היזם/מית ההורה, או אולי הנופש/ת המבל/ה, המתפתח/ת בכל שבוע תבחרו מספר תפקידים שמתאימים לכן לאותו שבוע, לא כל השבועות צריכים להיות ממוקדים באותן מטרות. יש מטרות שיעברו אתכם ברוב השבועות של השנה.
- הגדירו זמן קשיח ביומן לביצוע פעילויות שיקדמו את אותם תפקידים השבוע – לדוגמא שעות לספורט, ארוחת ערב משפחתית, מפגש עם ההורים, או אולי השתתפות בסדנא מעצימה. דאגו שאתם מפנים מספיק זמן לכל משימה שלקחתם על עצמכם ודאגו לוודא שאתם ממלאים אותה בצורה הטובה והאיכותית ביותר האפשרית.
- עכשיו, הכניסו ליומן את המשימות של השבוע – תור לרופא, פגישות עבודה – אלו משימות חשובות שיש לעמוד בהם.
- ארגנו את המשימות שיש לכם ע"פ הקצב הטבעי שלכם – משימות שדורשות ריכוז הכניסו לשעות שבהם אתם הכי מרוכזים, משימות קלילות יותר, כמו החזרת שיחות טלפון ועדכון לקוחות, הכניסו לשעות שאתם פחות מרוכזים.
- רכזו משימות לפי מכנה משותף – משימות קרובות ג"ג, משימות בנושא קרוב, משימות מחוץ למשרד, משימות בתוך המשרד. ריכוז משימות מייעל את היומן ומאפשר להגביר את האפקטיביות.
- הצלחה מגיעה כשמוכנות פוגשת הזדמנות – כדי להצליח אתם צריכים להגיע לכל משימה מוכנים!. שמרו ביומן גם זמן להכנת המשימה, כדי שהיא תבוצע בצורה הטובה ביותר האפשרית.
- דאגו שאתם שומרים בתכנון היום זמן להפסקות על מנת להישאר אנרגטיים, מרוכזים ואפקטיבים. הגוף הנפש והראש צריכים הפסקות!! דאגו לשמור זמן לארוחת בוקר, צהריים וערב במהלך יום העבודה, דאגו להפסקות מנוחה בין פעילויות, הכניסו גם זמנים בהם אתם מתמחים, ועושים הפסקה להתעמלות קלה כמו הליכה לשחרור הגוף.
ועכשיו אחרי שיש לכם יומן שבועי מתוכנן ומסודר, צריך גם להתנהל איתו –
- פתחו כל בוקר בשאלה – מה הוא הדבר שאם אעשה אותו היום צפוי לקדם אותי לעבר המטרה שלי?
- יש שינוי בתוכניות? משהו בלתי תלוי קפץ ואתם לא יודעים איך להתייחס אליו?– בחנו את הדברים לאור המטרות הגדולות שלכם בחיים, כמה תשפיע אופן ההחלטה שלכם על המטרות שלכם. אם השינוי בתוכנית משרת מטרה אחת ופוגע באחרת – בחנו את גודל ההשפעה על כל מטרה – בטווח המיידי, בטווח של שנה מהיום ובטווח של 5 שנים. אחרי שתעשו את התרגיל – יהיה לכם קל יותר לקבל החלטות נכונות במציאות משתנה.
- גמישות גמישות גמישות – שמרו על גמישות ביומן, כשדברים מתנגשים, מתבטלים, משתנים תחזרו לחשוב על המטרות שלכם, של השבוע ובכלל, אתם תגלו שיש משימות שידחו בין הימים, שיוקדמו – ככה זה החיים דינמיים.
** כדאי לבחון את היומן בבוקר לעבור על המשימות של אותו יום, ובערב – לבחון את המשימות שבוצעו, שבוצעו חלקית, שיש להמשיך לעבוד עליהם או שיש לדחות אותם לימים אחרים.
ולסיום, למה ממש חשוב לשים לב:
- אל תתישו את עצמכם!!! – במטרה להפוך את היום לאפקטיבי אין לרוץ בצורה עיוורת לביצוע הכמות הגדולה ביותר של המשימות האפשרית. אל תעשו בכל יום יותר ממה שניתן לעשות בכל יום!!
- תנשמו – היום עמוס? אל תשכחו לנשום! כשהיום עמוס אנשים נוטים לנשום בצורה שטוחה, דבר המוריד את האפקטיביות, עלול לגרום לכאבי ראש ועוד למיני דברים אחרים. בכל פעם שאתם נזכרים – נשמו כמה נשימות עמוקות. אפשר היום גם להוריד אפליקציות שמזכירות ועוזרות לנשום בצורה אפקטיבית.
- תדאגו לסיים את יום העבודה! – עבודה מסביב לשעון זה מתכון מהיר לשחיקה וחוסר אפקטיביות, במיוחד לאלו מכם שעובדים מהבית. תחמו את יום העבודה, לפעמים חייבים לדחות משימות שלא הספקנו לעשות היום למחר. גם זה חלק מהחיים.
אם תפעלו לפי העקרונות האלו, מבטיחה לכם שרמת האפקטיביות שלכם תעלה, רמת
